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 Kathrin Werner, Marion Stumberger
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              Ehrenamtliches Personal in Bibliotheken

Einführung | Begriffserklärung und Situation allgemein | Situation in Bibliotheken allgemein | Möglichkeiten und Chancen des Einsatzes von Ehrenamtlichen | Gewinnung von Freiwilligen | Risiken und damit verbundene Voraussetzungen | Tätigkeitsfelder / Konzepte | Fazit
Seit den 90ern werden Bibliotheken aufgrund der sich immer verschlechternden finanziellen Krise der Öffentlichen Hand zunehmend aufgefordert, ehrenamtliches Personal einzusetzen um Kosten zu senken.
Seither befindet sich das Thema "Ehrenamtlichkeit" in einer ständigen Diskussion. Heutzutage kommen Bibliotheken kaum noch umhin, ehrenamtliches Personal einzusetzen.

Dieser Aufsatz möchte nach einer kurzen Begriffserklärung und Schilderung der aktuellen Situation die Chancen aufzeigen, die der Einsatz von Freiwilligen den Bibliotheken bietet, ebenso wie die Gefahren und Kosten, die mit einem solchen Einsatz verbunden sind.
Zugleich wird auf die Voraussetzungen hingewiesen, die seitens der Bibliothek erfüllt werden sollten, um diese Risiken bestmöglich zu vermeiden. Konkrete Beispiele veranschaulichen, in welchen Tätigkeiten Ehrenamtliche bereits in Bibliotheken eingesetzt werden.
 

1. Einführung

Seit den 90er bestehen v. a. aufgrund der sich immer weiter verschlechternden finanziellen Krise der Öffentlichen Haushalte seitens der kommunalen Verwaltung Forderungen an die Bibliotheken, ehrenamtliches Personal einzusetzen um Kosten zu senken. Oft geschieht dies unter dem Deckmantel des sozialen Engagements mit dem Ziel, eine Zivilgesellschaft aufzubauen.
Seitdem befindet sich das Thema "Ehrenamtlichkeit" in ständiger Diskussion.
Fast alle Bibliothekare standen dem Einsatz von ehrenamtlichem Personal zunächst kritisch gegenüber, da sie um ihren Berufsstand fürchteten. Doch da mittlerweile klar ist, dass die Sparmaßnahmen der Öffentlichen Hand und der chronische Personalmangel auch in Zukunft anhalten werden, müssen sich die Bibliotheken in dieser Frage neu positionieren.

2. Begriffserklärung und Situation allgemein

Zurzeit bildet sich im Gegensatz zum traditionellen Ehrenamt ein neues heraus.

"Altes Ehrenamt": basiert auf Werten wie christlicher Nächstenliebe, Humanität oder Klassensolarität.
Es findet meist im Rahmen von Organisationen statt (Vereine, Kirchen).

"Neues Ehrenamt": = unentgeltliche, freiwillige Mitarbeit fachfremder Kräfte
Im Vordergrund stehen folgende Interessen:

Die ehrenamtliche Tätigkeit kann in Form von individueller Mitarbeit oder in Form von Freundes- und Förderkreisen und Trägervereinen stattfinden.

Wir sprechen in unserem Vortrag vom neuen Ehrenamt und setzen dabei "Ehrenamtliche", "Freiwillige" und "bürgerschaftlich Engagierte" gleich.

Jeder 5. Deutsche ist in irgendeiner Weise ehrenamtlich tätig . Davon haben die meisten eine höhere Schulbildung genossen, sind berufstätig, im Studium oder Hausfrauen. Arbeitslose betätigen sich selten ehrenamtlich.

3. Situation in Bibliotheken allgemein

Insgesamt gibt es in allen Öffentlichen Bibliotheken in Deutschland (kommunale und kirchliche) fast 4x so viele ehrenamtlich Tätige wie hauptamtlich Angestellte, wobei die Beschäftigten in den kirchlichen Bibliotheken fast ausschließlich Ehrenamtliche sind.

Nach Bundesländern aufgeschlüsselt ergibt sich folgende Verteilung:

Baden-Württemberg: 2x
Hessen: 3,5x
Niedersachsen: 4x
Nordrhein-Westfalen: 5x
Bayern: 7x
Rheinland-Pfalz: 8x

In den kirchlichen Bibliotheken sind die Beschäftigten fast ausschließlich ehrenamtlich tätig.

3.1 Situation in kommunalen Bibliotheken

22% aller bundesweit Beschäftigten in kommunalen Bibliotheken sind mittlerweile ehrenamtlich tätig - das sind beinahe ¼ aller Beschäftigten!
Es gibt es ein sehr starkes Stadt-Land-Gefälle (Stadt: 1/10; Land: 9/10 der Ehrenamtlichen in kommunalen Bibliotheken) und einen signifikanten Ost-West-Unterschied (West: 95% aller Ehrenamtlichen in kommunalen Bibliotheken).

4. Möglichkeiten und Chancen des Einsatzes von Ehrenamtlichen

4.1 Erhalt von Zweigstellen

  1. Wenn die öffentliche Kassen eine Zweigstelle nicht mehr finanzieren kann/ will, kann die Trägerschaft an einen Freundeskreis abgegeben werden.
    Z.T. werden die Räumlichkeiten frei zur Verfügung gestellt und Heiz- und Stromkosten bezahlt. Die Stadtbücherei zieht sich zurück, die Zweigstelle gehört nicht mehr zum Büchereisystem.

  2. Die Stadtbücherei setzt in ihrer Zweigstelle Ehrenamtliche ein, die mit Unterstützung der Hauptamtlichen arbeiten. Die Aufgaben der Haupt- und Ehrenamtlichen sind klar getrennt.
    Die Resultate sind offensichtlich. Es zeigt sich z.B. am Beispiel Esslingen,
    dass die erste Variante (Zweigstelle Zollberg, Esslingen) aufgrund der mangelnden Professionalität zu Mängeln in der Anschaffungspolitik und Aufstellungssystematik führt. Der Bestand veraltet. Die Ehrenamtlichen, die keine bibliothekarische oder ähnliche Ausbildung haben, tun sich schwer, einen Überblick über den aktuellen Medienmarkt zu bekommen. Daher ist es wichtig, den Ehrenamtlichen eine fachliche Unterstützung zu gewähren um einen gewissen Standard halten zu können (Zweigstelle Berkheim, Esslingen).

4.2 Zusätzliche Angebote und Dienstleistungen

Durch den Einsatz von freiwilligen Mitarbeiten können zusätzliche Angebote und Dienstleistungen angeboten werden, für die ansonsten keine Zeit und kein Personal zur Verfügung stände.
So kann ein vielfältigeres Angebot geschaffen werden.
Dadurch wird die Attraktivität der Bibliothek in ihrem Umfeld gesteigert.

Heutzutage stehen den Menschen zahlreiche Möglichkeiten zur Freizeitgestaltung zur Verfügung, deshalb ist es um so wichtiger, dass Bibliotheken sich auf dem Freizeitmarkt positionieren.

Durch die Imagesteigerung, die die Bibliothek durch ihre Angebote erfährt, gewinnt sie neue Kunden.
Neue Angebote können ausprobiert werden, bei denen man sonst aus finanziellen, zeitlichen und personellen Gründen das Risiko nicht eingehen würde.

Außerdem besteht hier sogar die Möglichkeit der Schaffung von zusätzlichen Arbeitsplätzen, da in zukünftigen finanziell besser gestellten Zeiten die Aufgabenfelder von ausgebildetem Personal übernommen werden kann.

4.3 Horizonterweiterung

Ehrenamtliche bringen ihre Erfahrungen, Kompetenzen und vielseitige Qualifikationen aus ihrem Beruf und Alltag mit, von dem die Bibliothek profitieren kann (z.B. Erzieherin als Vorlesepatin oder für das Kinderprogramm im Allgemeinen).
Außerdem bringen sie neue Impulse, ganz andere Blickwinkel von außen ein, sie sehen Dinge anders als das Fachpersonal und eher aus Sicht der Bürger.

4.4 Arbeitsentlastung

Ehrenamtliche können das hauptamtliche Personal entlasten, so dass den Hauptamtlichen mehr Zeit für die Erfüllung ihrer Kernaufgaben bleibt und diese effizienter erfüllt werden können.

4.5 Multiplikatorenfunktion nach innen

Die Tatsache, dass sich die Hauptamtlichen konfrontiert sehen mit unbezahltem Engagement in ihrem Arbeitsumfeld, kann dazu führen, dass deren Ergeiz und damit deren Motivation gesteigert wird.

4.6 Lobby / Multiplikatorenfunktion nach außen

4.7 Demokratische Partizipation

Die Ehrenamtliche Tätigkeit ermöglicht den Bürgern eine intensive Teilnahme am kommunalen Leben. Von dieser aktiven Teilhabe lebt die Demokratie. So kann sich eine aktive Zivilgesellschaft herausbilden.
Wenn Bibliotheken Ehrenamtliche einsetzen, leisten sie einen großen Beitrag zur Bürgernähe und Gemeinwohlorientierung, was ihr "Pluspunkte" bei der Verwaltung einbringen kann.

4.8 Ehrenamtliche werden zu Kunden

Durch bestimmte Projekte können bestimmte Zielgruppen angesprochen werden, die sonst nicht in die Bücherei kommen würden, sich aber durchaus für ein Projekt engagieren möchten und danach der Bibliothek als Kunde erhalten bleiben. (Jugendliche)

5. Gewinnung von Freiwilligen

→ Freiwillige wollen sich meist für bestimmte Projekte engagieren, daher ist es besser, gezielt für bestimmte Projekte zu werben. Oft bleiben sie der Organisation nach Ablauf des Projektes erhalten.

6. Risiken und damit verbundene Voraussetzungen

6.1 Bibliothek und Ehrenamtlich haben unterschiedliche Vorstellungen


6.2 Fehlende Verbindlichkeit und Verlust der Kontinuität


6.3 Verlust des Qualitätsniveaus

6.4 Mangelnde Motivation der Ehrenamtlichen

Eine Gefahr liegt darin, wenn aufgrund mangelnder Motivation der Ehrenamtlichen mehr Kosten als Nutzen entstehen

Motivationssteigerung:

6.5 Zusätzliche Personalkapazitäten notwendig

6.6 Fehlende Qualifikation der Hauptamtlichen im Umgang mit Ehrenamtlichen

6.7 Kommunale Verwaltung nimmt andere Kommunen als "Vorbild"

Es besteht die Gefahr, dass ein Dezernent erfährt, dass in einer anderen Gemeinde eine Bibliothek von wenigen Hauptamtlichen geführt wird und sonst nur Ehrenamtliche beschäftigt sind. So kann er beschließen, dass es in der eigenen Gemeinde genauso zu funktionieren hat und Stellen gestrichen werden.
Dieselbe Gefahr ist auch gegeben, wenn eine Zweigstelle von Ehrenamtlichen geführt wird. Der Gedanke liegt nahe, dass es in den anderen Zweigstellen auch so "funktionieren" wird.
Daher müssen die Fachkräfte ihre Qualifikationen schon von vornherein positionieren und nach außen deutlich machen, worin die Chancen des Einsatzes von ehrenamtlichen Bürgern liegen und wo die Grenzen verlaufen. Der Gemeinderat und das Umfeld muss wissen, welche fatalen Folgen eine Stellenstreichung mit sich ziehen wird. Die Bibliothek sollte eine klare Trennung der Aufgabenfelder herausarbeiten. Dies darf nicht erst geschehen, wenn es schon zu spät ist. Die Bibliothek sollte agieren anstatt reagieren.

6.8 Rechtliche Konsequenzen


Die Zentral- und Landesbibliothek Berlin stellt Musterverträge für die Arbeit mit Freiwilligen zur Verfügung

 

6.8.1.1 Unfallversicherung für Ehrenamtliche:

"Ab 1. Januar 2005 stehen mehr ehrenamtliche Engagierte als bisher unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Der Bundesrat hat dem Gesetz zur "Verbesserung des unfallversicherungsrechtlichen Schutzes bürgerschaftlich Engagierter und weiterer Personen" zugestimmt. Das Gesetz, das Anfang 2005 in Kraft tritt, sieht unter anderem vor, dass Bürgerinnen und Bürger, die sich in Vereinen oder Verbänden im Auftrag oder mit Zustimmung von Kommunen oder Kirchen, ehrenamtlich engagieren, versichert sind. Dabei ist es egal, ob dies direkt für Kommunen, Kirchen oder mittelbar als Vereinsmitglied geschieht." (Fachstellen-Info, Fachstelle Stuttgart)
 

7. Tätigkeitsfelder / Konzepte

Freiwillige wollen eher aufgaben- und projektspezifisch arbeiten.

7.1 Aufsicht

In der Institutsbibliothek am historischen Institut der Universität Stuttgart übernehmen Freiwillige für 2 Stunden täglich die Aufsicht. Somit können alle Mitarbeiter in dieser Zeit in ihren Büros arbeiten, die auf der anderen Seite des Ganges liegen.

7.2 Medien rücksortieren und Buchpflege

Dies spart Personalkosten, da das bezahlte Personal sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann oder erst zu den Öffnungszeiten kommen muss und nicht schon davor. Dies ist zum Beispiel in Ostfildern der Fall. Die Ehrenamtlichen arbeiten dort in einem klaren Aufgabenfeld und sind z.B. für die Buchpflege oder das Einstellen zuständig:
Man sollte dabei aber nicht vergessen, dass auch das Einstellen eine gewisse Qualifikation voraussetzt.
Das Hauptamtliche Personal sollte deswegen regelmäßige Regalkontrollen durchführen, da die Regalordnung für das Erscheinungsbild der Bibliothek sehr wichtig ist.

Zusätzliche Angebote:

7.3 Bücherflohmärkte Organisation und Durchführung

Bsp.: Stadtbücherei Straubing
Senioren und Seniorinnen übernehmen u. a. die Durchführung von Bücherflohmärkten.

7.4 Vorlesepaten

Bsp.: Stadtbücherei Stuttgart
In der Stadtbücherei Stuttgart gibt es ehrenamtliche Vorlesepaten, die im Projekt "Leseohren aufgeklappt" kleinen Gruppen von max. vier Kindern vorlesen und mit ihnen über die Geschichte reden. Alle Vorlesepaten werden in Kooperation mit der Stiftung Lesen geschult. Durch finanzielle und personaltechnische Engpässe könnte dies ohne
das Engagement Freiwilliger nicht angeboten werden.

Bsp.: Stadtbücherei Heilbronn
Auch in der Stadtbücherei können sich Bürger ehrenamtlich in Form von Vorlesepaten engagieren.

7.5 Werbung / Plakate gestalten

7.6 Aufsuchende Bibliotheksarbeit, mobiler Bücherdienst

Bsp.: Stadtbücherei Würzburg
Seit gibt 1985 gibt es den mobilen Bücherdienst, der in Kooperation mit dem Roten Kreuz als zusätzliche Leistung der Stadtbücherei angeboten wird. Mittlerweile sind ungefähr 20 Frauen ehrenamtlich damit beschäftigt, alten Menschen Bücher ins Haus zu bringen. Das Rote Kreuz stellt einen Fahrer zu Verfügung. Die Frauen sind kostenlos Mitglied beim BRK und über dieses unfallversichert. In der Stadtbücherei gibt es eine feste Ansprechpartnerin. Um die Koordination des Teams kümmert sich eine ehrenamtliche Mitarbeiterin. Da die Zahl der freiwilligen Frauen relativ konstant geblieben ist und sie eingespielt sind, müssen Arbeitstreffen nur noch selten stattfinden. Als Dankeschön werden die Ehrenamtlichen 2x im Jahr zu Theateraufführungen und Ausflügen eingeladen.
In Zukunft wird sich das Aufgabenfeld verlagern, dahingehend dass weniger einzelne Haushalte als vielmehr Altenheime angefahren werden.
Dieser Dienst ist sehr zeitaufwändig, aber gerade für pensioniertes Personal geeignet und durchaus auf andere Städte übertragbar.

7.7 Bibliotheksführungen

Bsp.: Herzog August Bibliothek in Wolfenbüttel
Seit 1982 setzt die Bibliothek freiwillige so genannte Bibliothessen ein, deren Aufgabe es ist, die Besucher durch das Gebäude zu führen. 14-tägig erfolgt eine Schulung der Bibliothessen durch die Mitarbeiter der Bibliothek. Ohne den Einsatz der Ehrenamtlichen hätte dieser Service nicht angeboten werden können, der ein werbewirksames und imageförderndes Instrument ist.

7.8 Veranstaltungen (Kinderprogramm, Lesungen)

Bsp.: Stadtbibliothek Heilbronn
Ein ehemaliger Lehrer eines Technischen Gymnasiums bietet regelmäßige eine Veranstaltungsreihe "Naturwissenschaftliche Phänomene für Kinder" an. Diese Veranstaltungen sind immer sehr erfolgreich und werden am meisten nachgefragt.
An diesem Beispiel erkennt man besonders gut, dass Ehrenamtliche auch Qualifikationen mitbringen, die über die Qualifikation von Bibliothekaren/innen hinausgehen.

7.9 Frühförderung

Im idealen Fall werden Aufgaben zur Frühförderung z. B. von einer Erzieherin übernommen

7.10 Internetbetreuung:

Bsp.: Stadtbücherei Straubing
In der Stadtbücherei Straubing betreuen Jugendliche als Info-Scouts andere Kunden an den Internetplätzen.

7.11 Computerschulungen für Kunden

7.12 Mitarbeit an der Bibliotheksarbeit

Bsp.: Mönchengladbach

Im Konzept Medien-Corner wird durch die Zusammenarbeit mit Jugendlichen Medien- und Sozialkompetenz vermittelt.

Die Jugendlichen arbeiten beim Bestandsaufbau und in der Gestaltung ihres Bereiches mit.
So ist die Bibliothek immer nah dran an der aktuellen Jugendkultur und sehr Kunden orientiert.
In freien Gruppen oder in Klassenverbänden werden die Qualitätsfaktoren der einzelnen Medien besprochen. Danach kaufen die Jugendlichen nach ihren Wünschen und unter Berücksichtigung der diskutierten Faktoren die Medien ein.
Außerdem helfen die Freiwilligen bei der Gestaltung der Internetseite und bei der Suche von Sponsoren.

7.13 Zusatzdienste zum Auskunftsdienst

Bsp.: Stadtbibliothek Stuttgart
In einem neuen Projekt, den "Lernlotsen" helfen Freiwillige Bibliothekskunden beim Schreiben von Referaten und geben auch bei Bewerbungen Hilfestellungen. Dieser Dienst würde den Auskunftsdienst sprengen und ohne die Freiwilligen nicht angeboten werden.

7.14 Aufbau von Datenbanken

Bsp.: Stadtbibliothek Mönchengladbach
Das Projekt "Autoren-Reader" soll das kulturelle Image der Stadt prägen. Durch den Einsatz von Ehrenamtlichen ist eine Datenbank sowie ein Verzeichnis von lebenden Mönchengladbacher Autoren(innen) der Belletristik (ca. 80 Personen) entstanden, in der man auch eine Sammlung ausgesuchter Leseproben findet.

Zu den Aufgaben gehören:

Anerkannt wird die Arbeit z. B. durch Einladungen zu Veranstaltungen.

7.15 Verbraucherinformationen

Bsp.: Stadtbibliothek Heilbronn
Eine ehemalige Bibliothekarin betreut mit Ehrenamtlichen eine Broschürensammlung. Außerdem baute sie die Verbraucherinformation auf.

8. Fazit - Ehrenamtliche als Instrument der Haushaltskonsolidierung?

Der Einsatz von Ehrenamtlichen dient in erster Linie dazu, das Angebots- und Servicespektrum der Bibliothek zu erweitern. Es ist zu bedenken, dass der Einsatz von Ehrenamtlichen nicht ohne Folgen bleibt:
Werden Ehrenamtliche dazu benutzt, Stellen zu streichen, hat dies immer Einbrüche in Kontinuität und Qualitätsniveau zu Folge. Die Bibliothek kann ihre Kernaufgaben nicht mehr erfüllen, erfüllt somit ihren Zweck nicht mehr und verliert Kunden.
Setzt man Ehrenamtliche in Zusammenarbeit mit Hauptamtlichem Personal ein, entstehen für die Bibliothek folgende Kosten Der Nutzen der ehrenamtlichen Tätigkeit sollte dem Aufwand entsprechen.
Da die anfänglich unter Umständen sehr hohen Kosten im Laufe der Zeit wieder fallen, sollte der Einsatz von Ehrenamtlichen allgemein und von einzelnen ehrenamtlichen Personen auf Langfristigkeit angelegt sein. Muss man nach kurzer Zeit immer wieder neue Freiwillige einarbeiten, kostet dies immer wieder Zeit und damit Geld. Nur aus langfristiger Sicht und nach anfänglich unter Umständen hohen Investitionen trägt der Einsatz von Ehrenamtlichen zum Sparen bei. Zu Beachten ist, dass der Einsatz von Ehrenamtlichen nur unter Betreuung von hauptamtlichem Personal funktioniert.


Quellen: Links | Literatur Punkt Ehrenamt
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